1. Administrator danych
- Administratorem danych osobowych jest Klaudia Jaros, działająca pod nazwą „Małe Kroki” w formie działalności nierejestrowanej, bez wpisu do CEIDG.
- Dane kontaktowe Administratora: e-mail: [email protected]; telefon: +48 511 215 798.
- W sprawach dotyczących danych osobowych możesz skontaktować się z Administratorem za pomocą powyższych danych.
- Gabinet mieści się przy ul. Jankowickiej 23/25, pokój A/0/21, 44-200 Rybnik.
2. Zakres i źródła danych
- Administrator może przetwarzać dane rodzica, opiekuna lub innej osoby kontaktującej się z gabinetem, w szczególności imię i nazwisko, numer telefonu, adres e-mail, treść korespondencji, dane dotyczące rezerwacji i płatności oraz dane potrzebne do wystawienia rachunku albo faktury.
- W związku z realizacją usług Administrator może przetwarzać dane Dziecka, w szczególności imię i nazwisko, wiek lub datę urodzenia oraz informacje niezbędne do udzielenia wsparcia psychologicznego.
- Podczas korzystania z serwisu mogą być przetwarzane dane techniczne, takie jak adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, system operacyjny, data i czas wizyty, odwiedzone podstrony oraz informacje zapisywane w cookies lub pamięci lokalnej przeglądarki.
- Dane są pozyskiwane bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od rodzica lub przedstawiciela ustawowego Dziecka oraz automatycznie podczas korzystania z serwisu. Jeżeli termin jest uzgadniany telefonicznie, SMS-em lub pocztą elektroniczną, obsługa gabinetu może zapisać uzgodniony termin w swoim kalendarzu.
- Serwis nie prowadzi kont użytkowników ani własnego formularza rezerwacji wizyt.
3. Cele i podstawy przetwarzania
Administrator przetwarza dane w następujących celach:
- Kontakt i odpowiedź na wiadomość – w celu podjęcia działań na żądanie osoby przed zawarciem umowy albo realizacji prawnie uzasadnionego interesu Administratora polegającego na obsłudze korespondencji (art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO).
- Rezerwacja i realizacja usług – w celu zawarcia i wykonania umowy, w tym ustalenia terminu, kontaktu organizacyjnego, przeprowadzenia spotkania i rozliczenia płatności (art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
- Ocena zgodności zgłoszenia ze specjalizacją – w celu wstępnej oceny, czy opisana trudność mieści się w zakresie usług gabinetu, na podstawie działań przed zawarciem umowy (art. 6 ust. 1 lit. b RODO), a w zakresie informacji dotyczących zdrowia – na podstawie wyraźnej zgody (art. 9 ust. 2 lit. a RODO).
- Obowiązki prawne i rozliczenia – w szczególności prowadzenie ewidencji sprzedaży oraz wystawianie i przechowywanie dokumentów księgowych lub podatkowych (art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
- Ustalenie, dochodzenie lub obrona roszczeń – jako prawnie uzasadniony interes Administratora i osoby korzystającej z usług (art. 6 ust. 1 lit. f RODO, a w odniesieniu do danych szczególnej kategorii również art. 9 ust. 2 lit. f RODO).
- Bezpieczeństwo i prawidłowe działanie serwisu – w tym prowadzenie logów technicznych, zapobieganie nadużyciom i diagnozowanie błędów, na podstawie prawnie uzasadnionego interesu Administratora (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
- Pomiar korzystania z serwisu – statystyki odwiedzin w Google Analytics wyłącznie po zgodzie użytkownika (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). Zgoda jest dobrowolna i może zostać wycofana w dowolnym momencie w „Ustawieniach cookies” w stopce. Działanie analityki opisano w punktach 8 i 9.
4. Dane dotyczące zdrowia i sytuacji Dziecka
- Informacje o zdrowiu, rozwoju, emocjach i funkcjonowaniu Dziecka mogą stanowić szczególną kategorię danych osobowych i podlegają podwyższonej ochronie.
- Dane te, w tym informacje przekazane podczas kontaktu z gabinetem, są przetwarzane w zakresie niezbędnym do oceny zgłoszenia i udzielenia usług na podstawie wyraźnej zgody osoby uprawnionej (art. 9 ust. 2 lit. a RODO), a gdy jest to konieczne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń – również na podstawie art. 9 ust. 2 lit. f RODO.
- Zgodę można wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem i nie powoduje usunięcia danych, które Administrator musi zachować na innej podstawie prawnej.
- Podczas pierwszego kontaktu wystarczy podać zwięzły powód konsultacji, bez dokumentacji ani rozbudowanej historii zdrowia. Szczegółowe informacje powinny zostać przekazane dopiero w zakresie i kanałem uzgodnionym z Administratorem.
5. Okres przechowywania danych
- Dane związane z zapytaniem, które nie doprowadziło do rezerwacji, są przechowywane do zakończenia korespondencji, a następnie nie dłużej niż 12 miesięcy od ostatniego kontaktu, chyba że wcześniejsze usunięcie jest uzasadnione albo dalsze przechowywanie jest potrzebne do ochrony przed roszczeniami.
- Dane związane z rezerwacją i wykonaniem umowy są przechowywane przez czas realizacji usług, a następnie do upływu właściwych terminów przedawnienia roszczeń, co do zasady nie dłużej niż 6 lat, chyba że przepis wymaga dłuższego okresu.
- Dokumenty podatkowe i rozliczeniowe są przechowywane przez okres wymagany przez przepisy podatkowe.
- Dane przetwarzane na podstawie zgody są przechowywane do jej wycofania lub osiągnięcia celu, dla którego została udzielona, z zastrzeżeniem istnienia innej podstawy prawnej do dalszego przechowywania.
- Logi techniczne są przechowywane przez okres potrzebny do zapewnienia bezpieczeństwa i diagnostyki serwisu, zgodnie z ustawieniami dostawcy hostingu, a następnie usuwane lub anonimizowane.
- Dane użytkownika i zdarzeń w Google Analytics są przechowywane zgodnie z ustawieniami retencji tej usługi. W standardowej wersji GA4 dostępne okresy retencji wynoszą 2 lub 14 miesięcy; okres dla identyfikatora użytkownika może być odnawiany przy kolejnej aktywności, zależnie od konfiguracji. Ustawienia te nie obejmują standardowych raportów zbiorczych. Szczegóły opisuje dokumentacja retencji Google Analytics.
6. Odbiorcy danych
- Dane mogą być powierzane podmiotom wspierającym Administratora w zakresie niezbędnym do świadczenia ich usług, w szczególności dostawcom hostingu i infrastruktury IT, poczty elektronicznej, obsługi technicznej, usług analitycznych, księgowych oraz bankowych i płatniczych.
- Podmioty przetwarzające dane na zlecenie Administratora działają na podstawie odpowiednich umów i wyłącznie zgodnie z udokumentowanymi poleceniami, chyba że prawo nakłada na nie własne obowiązki.
- Dane mogą zostać udostępnione organom publicznym lub innym podmiotom, jeżeli obowiązek albo uprawnienie do udostępnienia wynika z prawa.
- Administrator nie sprzedaje danych osobowych.
- Hosting, dostarczanie strony i ochrona ruchu korzystają z Cloudflare, Inc. Dostawca może przetwarzać adres IP, informacje o żądaniach i inne dane techniczne w celu dostarczenia strony oraz zapewnienia bezpieczeństwa. Ten proces jest niezależny od zgody na Google Analytics. Więcej informacji zawiera polityka prywatności Cloudflare.
- Usługi Google są wykorzystywane do poczty Gmail i, po zgodzie, do Google Analytics oraz osadzonej mapy Google. Przejście do Messengera, Facebooka lub Instagrama wiąże się z korzystaniem z usług Meta na zasadach ich operatora.
7. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy
- W związku z korzystaniem z narzędzi Google dane mogą być przetwarzane przez Google Ireland Limited oraz inne podmioty z grupy Google również poza Europejskim Obszarem Gospodarczym.
- Usługi Cloudflare również mogą wiązać się z przetwarzaniem danych poza EOG, w tym w Stanach Zjednoczonych. Transfery podlegają rozdziałowi V RODO; w zależności od miejsca i okoliczności stosuje się decyzje Komisji Europejskiej stwierdzające odpowiedni stopień ochrony, w tym Ramy Ochrony Danych UE–USA w przypadku objętych nimi podmiotów, albo odpowiednie zabezpieczenia, takie jak standardowe klauzule umowne. Dostawcy opisują zabezpieczenia w swoich dokumentach o ochronie danych.
- Więcej informacji o zabezpieczeniach transferów Google znajduje się na stronie Google Business Data Responsibility.
9. Google Analytics
- Serwis korzysta z Google Analytics 4, usługi analitycznej Google, aby poznać w sposób statystyczny liczbę użytkowników, popularność podstron, przybliżone źródła odwiedzin oraz informacje o urządzeniach i przeglądarkach.
- Skrypt Google Analytics jest pobierany i uruchamiany wyłącznie po zgodzie na cookies analityczne, także wtedy, gdy zgoda została wcześniej zapisana w przeglądarce. Przed zgodą i po odmowie strona nie wysyła do Google Analytics zdarzeń ani pomiarów bez cookies. Odmowa obowiązuje także przy kolejnych odwiedzinach. Serwis ma wyłączone sygnały Google i personalizację reklam; nie używa danych analitycznych do kierowania reklam.
- Google Analytics może przetwarzać pseudonimowy identyfikator klienta, informacje o sesji i aktywności w serwisie, dane urządzenia i przeglądarki oraz przybliżoną lokalizację. Google informuje, że dla użytkowników z EOG adres IP jest używany do określenia przybliżonej lokalizacji, a następnie usuwany przed zapisaniem danych.
- Po zgodzie mierzone są także kliknięcia wybranych linków kontaktowych i mapy. Zdarzenia zawierają nazwę działania i miejsce linku na stronie. Nie przekazujemy w tych zdarzeniach treści wiadomości ani informacji dotyczących zdrowia Dziecka.
- Więcej informacji znajduje się w materiałach Google dotyczących ochrony danych w Google Analytics.
10. Mapa Google i linki do serwisów zewnętrznych
- Na stronie kontaktowej przed zgodą na cookies wyświetlany jest lokalny zrzut mapy, który nie łączy przeglądarki z Google. Interaktywna mapa Google ładuje się dopiero po kliknięciu „Akceptuję” w banerze i przewinięciu do mapy lub kliknięciu „Wyświetl mapę”. Ten przycisk wyraża taką samą zgodę jak „Akceptuję”, również na Google Analytics. Wówczas Google może otrzymać informacje techniczne, takie jak adres IP, typ urządzenia i przeglądarki, oraz zapisywać dane zgodnie z własnymi zasadami. Po odmowie, cofnięciu zgody i przy wyłączonym JavaScript pozostaje dostępny statyczny zrzut mapy.
- Serwis zawiera również odnośniki do Facebooka, Instagrama, Messengera i Map Google. Messenger nie jest osadzony w stronie. Kliknięcie linku powoduje przejście do zewnętrznego serwisu, którego operator może przetwarzać dane jako odrębny administrator.
- Zasady te opisują polityki prywatności Meta oraz Google.
11. Twoje prawa
- W granicach określonych przez RODO osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii;
- sprostowania lub uzupełnienia danych;
- usunięcia danych;
- ograniczenia przetwarzania;
- przenoszenia danych;
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją;
- wycofania zgody w dowolnym momencie, gdy przetwarzanie opiera się na zgodzie.
- Wniosek dotyczący realizacji praw można przesłać na adres e-mail Administratora wskazany w punkcie 1. Administrator może poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości osoby składającej wniosek.
- Jeżeli uważasz, że dane są przetwarzane niezgodnie z prawem, możesz wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Aktualne informacje o składaniu skarg znajdują się na stronie uodo.gov.pl.
12. Dobrowolność podania danych i zautomatyzowane decyzje
- Podanie danych jest dobrowolne, ale dane oznaczone lub wskazane jako niezbędne są potrzebne do odpowiedzi na wiadomość, dokonania rezerwacji, realizacji usługi albo wystawienia dokumentu księgowego. Niepodanie tych danych może uniemożliwić wykonanie danej czynności.
- Zgoda na Google Analytics jest dobrowolna. Jej brak lub wycofanie nie wpływa na możliwość korzystania z serwisu ani umówienia wizyty.
- Administrator nie podejmuje wobec użytkowników decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na nich wpływały. Dane nie są wykorzystywane do profilowania reklamowego.
13. Bezpieczeństwo danych
- Administrator stosuje środki organizacyjne i techniczne odpowiednie do rodzaju danych i ryzyka, w szczególności ogranicza dostęp do danych, korzysta z zabezpieczonych urządzeń i usług oraz szyfrowanego połączenia HTTPS w serwisie.
- Poczta elektroniczna i SMS nie gwarantują pełnej poufności. Dlatego w pierwszym kontakcie nie należy przesyłać szczegółowej dokumentacji ani danych dotyczących zdrowia Dziecka.
14. Zmiany polityki
- Polityka może być aktualizowana, w szczególności w razie zmiany prawa, zakresu usług, wykorzystywanych technologii lub dostawców.
- Aktualna wersja jest publikowana w serwisie wraz z datą rozpoczęcia jej obowiązywania.
